Lifehacking in het onderwijs

Oververmoeid? Jaagt de planlast je de kast op? Wordt de combinatie van vergaderingen, voorbereidingen en lesgeven je te veel? Dan is www.lifehackinginhetonderwijs.be vast iets voor jou. Frederick Van Gysel, de leerkracht achter de site, verwerkte zijn eindwerk Workflow en lifehacking in het secundair onderwijs tot een site boordevol nuttige informatie voor leerkrachten. Je vindt er hints, tips en trucs om jou dat extra duwtje in de rug te geven, met andere woorden: lifehacks.

De site is echter meer dan zomaar een opsomming van trucjes en tips voor leerkrachten. Die lifehacks werden ingebed in een vloed van informatie over planlast, werkdruk in het onderwijs, creativiteit en organisatie, enzovoort. "Big deal," horen we je denken, "er is al zoveel geschreven over planlast. Wat betekent dat nu voor mij?"

Er is inderdaad al veel over geschreven, maar echte oplossingen op individueel niveau worden nauwelijks aangereikt. Leerkrachten die bereid zijn om hun eigen workflow in vraag te stellen, te verbeteren of helemaal te veranderen, die vinden op de site, onder andere, een volledige uitleg over de Getting Things Done-methode van David Allen, speciaal herwerkt voor leerkrachten.

De lifehacks op de site zijn eigenlijk niet-noodzakelijke aanvullingen op de organisatiemethode die er uit de doeken wordt gedaan. Wat is nu zo ‘goed’ aan die methode? Wel, je kan die namelijk op duizenden verschillende manieren implementeren, het laat ruimte voor improvisatie. Hoe? In een notendop: je richt ‘vangnetten’ op om je engagementen in op te vangen. Vangnetten zijn fysieke of virtuele houders die je toelaten om belangrijke informatie op te slaan, zodanig dat die niet ‘ontsnapt’ en wordt vergeten. Je hebt er minstens zoveel nodig als het aantal media dat je gebruikt. Zulke ubiquitous capture tools kunnen verschillende vormen aannemen: plastic bakjes, notitieblokjes, e-mailinboxen, enzovoort. Alles wat je daarin verzamelt, verwerk je dan door middel van gerichte vragen. De antwoorden op die vragen bepalen wat je er dan mee doet: je delegeert het, je schrijft iets in je agenda, op je Eerstvolgende Acties-lijst, je Projectenlijst, een van je contextgebonden lijstjes, je Ooit/Misschien lijst of ergens anders, je klasseert het in je archief, of je gooit het gewoon meteen de prullenmand in, enzovoort. Wie denkt dat GTD’en neerkomt op het simpelweg bijhouden van lijstjes, heeft het bij het verkeerde eind. Je geeft jezelf de middelen in handen om op zelfgekozen momenten na te denken over wat je nu eigenlijk wanneer gaat doen, en waarom.

Je kan je systeem niet vertrouwen als het niet vertrouwenswaardig is. Wanneer is dat dan wel? Je systeem is vertrouwenswaardig wanneer je weet dat je een overzicht hebt over al je engagementen, dat je geconcretiseerd hebt wat je daarvoor moet doen, je beslist hebt welke acties je daarvoor moet ondernemen en dat je die acties ergens hebt ‘geparkeerd’ in plaatsen waarvan je weet dat jij daar zult zoeken wanneer jij dat nodig acht.

Frederick kon tijdens het maken van zijn eindwerk rekenen op de welwillende medewerking van heel wat leerkrachten. Uit de gesprekken die hij met hen voerde, kon hij besluiten dat de combinaties van organisatiemiddelen en de toepassingen daarvan legio zijn. Iedereen werkt en organiseert zichzelf op een andere manier, zo bleek. Om organisatiesystemen op te bouwen, vertrekken mensen namelijk vanuit een bepaalde visie. Sommigen vinden gebruiksgemak belangrijk, anderen willen dat hun systeem extreem betrouwbaar is, nog anderen hebben er nog niet zo veel over nagedacht. Sommige leerkrachten beschouwen zichzelf bijvoorbeeld als heel goed georganiseerd, maar hebben in de vakanties helemaal geen nood aan een organisatie-instrument als een agenda. Daar is op zich geen bezwaar tegen, maar zo'n systeem lijkt voor anderen dan weer ondenkbaar. Bij de meeste mensen zijn die systemen gegroeid uit ingesleten denk- en handelspatronen waar ze al heel hun leven mee vertrouwd zijn, in plaats van uit beredeneerde organisatieschema's. Die systemen werden dan in de loop van de jaren aangepast aan de veranderende eisen van hun omgeving, maar dat maakt het nog geen 'goede', allesomvattende, sluitende methodieken.

In de afgelopen decennia wordt van werknemers, niet alleen van leerkrachten, steeds vaker verwacht dat ze meer taken op zich nemen. Gewoon taken uitvoeren is een zeldzaam iets geworden. Zulke werknemers worden kenniswerkers genoemd, mensen die waarde toevoegen aan informatie, een categorie waar leerkrachten bijna per definitie in kunnen worden ondergebracht. In tijden waarin computers leerkrachten de mogelijkheid bieden om planlast de kop in te drukken, wordt zelforganisatie, niet alleen ver weg van, maar ook voor de computer, steeds belangrijker. Zulke zaken worden echter nauwelijks aangeleerd. In de lerarenopleiding krijgen studenten weliswaar een goed idee van met welk administratief werk ze geconfronteerd zullen worden, maar nergens, ook niet in het middelbaar onderwijs, wordt aangeleerd hoe je jezelf het best organiseert, hoe je je agenda moet gebruiken om te plannen, hoe je een archief maakt, enzovoort. Een schoolagenda wordt bijvoorbeeld niet echt als een planinstrument gebruikt, maar eerder als een verslag-/verzamelinstrument. Toch wordt van iedereen verwacht dat ze kunnen plannen. Alleen wanneer de examens eraan komen of wanneer bepaalde leerlingen leermoeilijkheden hebben, wordt gestructureerd lesgegeven over 'hoe het moet'. Meestal beperkt zich dat dan tot het opstellen van een blokrooster. Iedereen redt zich nu wel, of dat lijkt toch zo, maar toch moet iedereen zelf uitdokteren hoe ze bijvoorbeeld het best een agenda gebruiken of hoe ze hun papierwerk moeten organiseren. Dat is echter allesbehalve vanzelfsprekend, als je het goed wilt doen.

Misschien is het wel een goede zaak dat er zoveel verschillende manieren zijn om te plannen. Iedere leerkracht kan zo een systeem uitbouwen dat perfect aansluit bij diens levensstijl. Individuele authenticiteit wordt niet alleen in het onderwijs, maar in heel onze maatschappij hoog in het vaandel gedragen. Toch gaven alle geïnterviewde leerkrachten toe dat hun systeem niet sluitend is. Er kan altijd nog iets verbeterd worden.

Een verplicht organisatiesysteem zou niet in goede aarde vallen. Er worden al zoveel eisen gesteld aan leerkrachten en vernieuwingsgezindheid is niet overal gemeengoed. Je kunt niemand dwingen om iets op een bepaalde manier te doen, maar het is wel degelijk belangrijk om na te denken over hoe je jezelf het best kunt organiseren, met of zonder computer. Het kan dus zeker geen kwaad om eens na te denken over je eigen organisatie en open te staan voor nieuwe ideeën. De GTD-methode kan daar als leidraad voor dienen. Bijna alle elementen die daarin aan bod komen, werden door de geïnterviewde leerkrachten vermeld, maar geen enkele leerkracht gaf te kennen een sluitend systeem te hebben om al die elementen aan elkaar te linken.

Je kunt je door de methode laten inspireren om je eigen systemen eens onder de loep te nemen, maar een systeem is slechts zo sterk als de zwakste schakel. Als je de methode wilt gebruiken om echt van alle voordelen te genieten, pas je die best niet halfslachtig toe. Je kan de methode stap voor stap integreren in je dagelijks werk- en privéleven. Het leren en toepassen ervan kost wat tijd en moeite, maar als je iets steeds op dezelfde manier doet, gaat het steeds gemakkelijker. In dit geval kweek je namelijk automatisch een afkeer van onverwerkte dingen. Leven GTD’ers in constante vrede en helderheid? Nee, maar ze hoeven zich alvast geen zorgen te maken over het vergeten van belangrijke en minder belangrijke zaken.

Elke week mag je je op www.lifehackinginhetonderwijs.be verwachten aan nieuwe tips, hints en trucs om het jezelf gemakkelijker te maken. Heb je in de loop der jaren zelf trucjes ontwikkeld om het jezelf gemakkelijker te maken? Stuur die lifehacks dan naar funkyfre@gmail.com en draag je steentje bij om het collega’s overal wat gemakkelijker te maken. Dat komt niet alleen die leerkrachten ten goede, maar uiteraard ook de leerlingen.